10 Tips bij het kiezen van een ledenadministratie

Leden zijn de drijfveer van uw vereniging, organisatie of onderneming en moeten uiteraard op de best mogelijke manier onderhouden worden. Met behulp van ledenadministratiesoftware kunt u tegenwoordig op een eenvoudige manier online leden beheren.

Er zijn tientallen software aanbieders met allemaal mooie praatjes en leuke beloftes. Hoe maakt u de keuze in het best passende ledenadministratiesysteem voor uw vereniging, organisatie of onderneming? In dit artikel worden 10 tips gegeven die u kunnen helpen bij het maken van de juiste keuze.

1.     Maak een lijstje

Hoe uitgebreid is de aangeboden software? Elke aanbieder beschrijft op haar website de functies die in het pakket zijn inbegrepen. Het is belangrijk om zelf een lijstje te maken met de eisen van het door u gewenste softwarepakket. Moet u incasso’s verwerken, nieuwsbrieven rondsturen, een kassasysteem hanteren, toegang controleren of heeft u zelfs hele specifieke wensen? Dan is het belangrijk om daar van tevoren bij stil te staan.

2.     Hoe worden gegevens beveiligd?

De informatie van uw leden mag natuurlijk nooit op straat belanden. Wanneer u naar een softwarepakket kijkt dient u rekening te houden met de veiligheid van uw gegevens. Is de software goed opgeslagen? Worden de gegevens in Nederland opgeslagen, of juist in het buitenland? Wanneer gegevens opgeslagen worden in Nederland voorkomt u juridische problemen. Kijk daarnaast ook of er een back-up gemaakt wordt van uw gegevens. Mocht er dan toch nog iets misgaan, dan blijven uw gegevens intact.

3.     Is de software toegankelijk voor iedereen?

Waarschijnlijk bent u binnen uw vereniging, organisatie of onderneming niet de enige die werkt met het ledenbeheerprogramma. Houdt daarom rekening met de toegankelijkheid van de software. Is de software beschikbaar in de Cloud? Dan kan iedere werknemer gemakkelijk inloggen op een computer met internet. Iedereen moet kunnen omgaan met de software, u moet niet de enige zijn die weet hoe het programma werkt. Wanneer u onverhoopt afwezig bent kan er niet gewerkt worden met de software.

4.     Ondersteuning aanwezig?

Het komt altijd weleens voor dat u problemen krijgt met een door u gekozen softwarepakket. Dus, hoe is de ondersteuning na aankoop van een pakket? U wilt zo snel mogelijk geholpen worden dus u zit niet op een laat belletje te wachten. Let goed op, bij sommige aanbieders worden er extra kosten in rekening gebracht wanneer u extra ondersteuning nodig heeft. Informeer daarom van tevoren hoe de ondersteuning na aankoop in werking gaat.

5.     Type software

Houdt er rekening mee met wat voor type software u te maken heeft. Oude programmeertaal is achterhaald en brengt problemen met zich mee, waar u als gebruiker in de toekomst last van zult krijgen. U wilt op zoek gaan naar nieuwe en innovatieve software. Is de software gemaakt met Basic, C# of Delphi? Dan heeft u te maken met een ouderwetse programmeertaal. Kies softwarepakketten die ontworpen zijn in Silverlight of Angular. Deze programmeertalen zijn nog redelijk nieuw en voorzien u van de beste gebruikerservaring.

6.     Let op onverwachtse kosten

Lees de kleine lettertjes. Veel softwarepakketten brengen onverwachte kosten met zich mee wanneer u specifieke wensen heeft. Informeer van tevoren om onduidelijkheden te voorkomen. Op de website van de aanbieder zelf staat niet altijd een volledige kostenbeschrijving. Informeer hier goed over. Onverwachtse kosten kunnen zijn:

  • Opstartkosten
  • Overgang ledenbestand
  • Uitbreidingen of specifieke wensen
  • Extra of snellere service
  • Extra beveiliging

7.     Is de aanbieder betrouwbaar?

Iedere aanbieder heeft naar eigen zeggen het beste pakket op de markt. Dit is natuurlijk klinkklare onzin. Het is verstandig om verschillende aanbieders te analyseren op betrouwbaarheid. Kijk bijvoorbeeld eens naar het aantal en type klanten dat een aanbieder heeft. Zijn het er maar een paar, of zijn het vooral kleine ondernemingen? Dan moet u toch eens overwegen om bij een andere aanbieder te kijken. Kies voor een softwarepakket dat al minimaal 10 jaar bestaat. Hierdoor weet u dat er al genoeg ervaring is en dat het waarschijnlijk om kwalitatieve software gaat.

8.     Overgang ledenbestand

U wilt uw ledenbestand van een vorig programma overzetten naar een nieuw ledenadministratiepakket? Pas dan op. Het overzetten van een ledenbestand is vaak geen pretje. Zoek een aanbieder die u daarbij helpt. Is het alleen mogelijk om Excel bestanden over te zetten? Of kunt u via verschillende programma’s een overgang maken. Informeer ook naar de extra kosten die in rekening gebracht kunnen worden.

9.     Mobiele mogelijkheden

Tegenwoordig is het mobieltje niet meer weg te denken in ons dagelijks leven. Zelfs bij ledenadministratiebeheer zijn er opties waarmee contacten onderhouden kunnen worden. Leden uit uw vereniging, organisatie of onderneming kunnen mobiel inloggen om gegevens te checken, saldo op te laden etc. Houdt hierbij rekening met de compatibiliteit. Past de software zich aan op mobiel en iPad?

10. Test de demo!

Is er een demo aanwezig op de website? Test dan het programma zelf uit! Vaak kunt u binnen enkele minuten al aan de slag met de software. Door de demo te installeren krijgt u een uitgelichte mogelijkheid om het programma te testen. Bij veel websites hoeft u enkel uw gegevens invullen en je kunt aan de slag.

Heeft u zelf nog tips of ervaringen bij het kiezen van een ledenadministratiepakket? Laat dan een reactie achter!