Verouderde ledenadministratie kan echt niet meer!

Verouderde ledenadministratie kan echt niet meer!

Veel verenigingen, organisaties en bedrijven vertrouwen nog steeds op oude ledenadministratiesoftware. De software die al jarenlang trouw meegaat. Want het motto geldt: ‘zolang het nog werkt, hoef het ook niet vervangen te worden’. Deze denkwijze is achterhaald. Wilt u daadwerkelijk onderscheid maken met concurrenten en tijdwinst behalen? Dan zal óók uw ledenadministratie vernieuwd moeten worden.

Het is niet het eerste waar u aan zal denken, maar met een goed ledenadministratieprogramma kan er daadwerkelijk concurrentievoordeel behaald worden. Wanneer u over nieuwere ledenadministratiesoftware beschikt kunt u:

–        sneller communiceren met leden (via uw eigen app of online);

–        leden zich sneller laten inschrijven (kan dat niet? dan gaan uw klant naar de concurrent!)

–        online incasso’s verwerken;

–        financieel beheer beter onderhouden;

–        beter en sneller nieuwsbrieven versturen;

–        toegangscontrole makkelijker laten verlopen (bijvoorbeeld via een sleutelhanger, QR code, kaart of mobiel);

–        leden online laten reserveren bij activiteiten;

–        Leden onderling laten communiceren met elkaar.

Dit concurrentievoordeel zorgt ervoor dat klanten voor u kiezen of liever bij u blijven. De klantenbinding wordt dus versterkt.

Daarnaast kunt u zelf en uw medewerkers ook een hoop tijd laten besparen. Bij het kopen van het nieuwste ledenadministratieprogramma staat vaak alles online in de Cloud. U kunt inloggen vanaf elke computer, iPad of mobiele telefoon. Hierdoor bent u niet gebonden aan één enkele PC.

Ook kunt u met de nieuwste software tijdwinst behalen met koppelingen zoals banken. Daarnaast heeft u geen zorgen meer over back-ups, deze worden allemaal voor u gemaakt. U hoeft nooit angst te hebben om uw ledengegevens te verliezen. Op oude ledenadministratieprogramma’s werkt alles ook nog eens langzamer. Wilt u gegevens wijzingen van een lid? Dan neemt dit vaak al enkele minuten in beslag. Bij nieuwe software, laat u binnen enkele drukken op de knop veranderingen aanbrengen, of nog mooier u laat uw leden het zelf online doen.

Bent u nog steeds bezig met dat oude ledenadministratieprogramma? Denk er dan eens na om toch een overstap te maken. De voordelen zullen u snel tegemoetkomen. Niet alleen uw medewerkers zullen het gemak ervaren, ook uw leden hebben er onbewust veel profijt van.

Let wel op bij het kiezen van een softwarepakket. Veel aanbieders zeggen namelijk dat er in de Cloud gewerkt wordt, terwijl de software(vaak meer dan 20 jaar oud) eigenlijk gewoon op een online server staat. U heeft pas echt goede cloud software als u met naam en wachtwoord direct in het programma komt en dat dezelfde software werk op alle mobieltjes, tablets, computers windows en mac.

 

10 Tips bij het kiezen van een ledenadministratie

Leden zijn de drijfveer van uw vereniging, organisatie of onderneming en moeten uiteraard op de best mogelijke manier onderhouden worden. Met behulp van ledenadministratiesoftware kunt u tegenwoordig op een eenvoudige manier online leden beheren.

Er zijn tientallen software aanbieders met allemaal mooie praatjes en leuke beloftes. Hoe maakt u de keuze in het best passende ledenadministratiesysteem voor uw vereniging, organisatie of onderneming? In dit artikel worden 10 tips gegeven die u kunnen helpen bij het maken van de juiste keuze.

1.     Maak een lijstje

Hoe uitgebreid is de aangeboden software? Elke aanbieder beschrijft op haar website de functies die in het pakket zijn inbegrepen. Het is belangrijk om zelf een lijstje te maken met de eisen van het door u gewenste softwarepakket. Moet u incasso’s verwerken, nieuwsbrieven rondsturen, een kassasysteem hanteren, toegang controleren of heeft u zelfs hele specifieke wensen? Dan is het belangrijk om daar van tevoren bij stil te staan.

2.     Hoe worden gegevens beveiligd?

De informatie van uw leden mag natuurlijk nooit op straat belanden. Wanneer u naar een softwarepakket kijkt dient u rekening te houden met de veiligheid van uw gegevens. Is de software goed opgeslagen? Worden de gegevens in Nederland opgeslagen, of juist in het buitenland? Wanneer gegevens opgeslagen worden in Nederland voorkomt u juridische problemen. Kijk daarnaast ook of er een back-up gemaakt wordt van uw gegevens. Mocht er dan toch nog iets misgaan, dan blijven uw gegevens intact.

3.     Is de software toegankelijk voor iedereen?

Waarschijnlijk bent u binnen uw vereniging, organisatie of onderneming niet de enige die werkt met het ledenbeheerprogramma. Houdt daarom rekening met de toegankelijkheid van de software. Is de software beschikbaar in de Cloud? Dan kan iedere werknemer gemakkelijk inloggen op een computer met internet. Iedereen moet kunnen omgaan met de software, u moet niet de enige zijn die weet hoe het programma werkt. Wanneer u onverhoopt afwezig bent kan er niet gewerkt worden met de software.

4.     Ondersteuning aanwezig?

Het komt altijd weleens voor dat u problemen krijgt met een door u gekozen softwarepakket. Dus, hoe is de ondersteuning na aankoop van een pakket? U wilt zo snel mogelijk geholpen worden dus u zit niet op een laat belletje te wachten. Let goed op, bij sommige aanbieders worden er extra kosten in rekening gebracht wanneer u extra ondersteuning nodig heeft. Informeer daarom van tevoren hoe de ondersteuning na aankoop in werking gaat.

5.     Type software

Houdt er rekening mee met wat voor type software u te maken heeft. Oude programmeertaal is achterhaald en brengt problemen met zich mee, waar u als gebruiker in de toekomst last van zult krijgen. U wilt op zoek gaan naar nieuwe en innovatieve software. Is de software gemaakt met Basic, C# of Delphi? Dan heeft u te maken met een ouderwetse programmeertaal. Kies softwarepakketten die ontworpen zijn in Silverlight of Angular. Deze programmeertalen zijn nog redelijk nieuw en voorzien u van de beste gebruikerservaring.

6.     Let op onverwachtse kosten

Lees de kleine lettertjes. Veel softwarepakketten brengen onverwachte kosten met zich mee wanneer u specifieke wensen heeft. Informeer van tevoren om onduidelijkheden te voorkomen. Op de website van de aanbieder zelf staat niet altijd een volledige kostenbeschrijving. Informeer hier goed over. Onverwachtse kosten kunnen zijn:

  • Opstartkosten
  • Overgang ledenbestand
  • Uitbreidingen of specifieke wensen
  • Extra of snellere service
  • Extra beveiliging

7.     Is de aanbieder betrouwbaar?

Iedere aanbieder heeft naar eigen zeggen het beste pakket op de markt. Dit is natuurlijk klinkklare onzin. Het is verstandig om verschillende aanbieders te analyseren op betrouwbaarheid. Kijk bijvoorbeeld eens naar het aantal en type klanten dat een aanbieder heeft. Zijn het er maar een paar, of zijn het vooral kleine ondernemingen? Dan moet u toch eens overwegen om bij een andere aanbieder te kijken. Kies voor een softwarepakket dat al minimaal 10 jaar bestaat. Hierdoor weet u dat er al genoeg ervaring is en dat het waarschijnlijk om kwalitatieve software gaat.

8.     Overgang ledenbestand

U wilt uw ledenbestand van een vorig programma overzetten naar een nieuw ledenadministratiepakket? Pas dan op. Het overzetten van een ledenbestand is vaak geen pretje. Zoek een aanbieder die u daarbij helpt. Is het alleen mogelijk om Excel bestanden over te zetten? Of kunt u via verschillende programma’s een overgang maken. Informeer ook naar de extra kosten die in rekening gebracht kunnen worden.

9.     Mobiele mogelijkheden

Tegenwoordig is het mobieltje niet meer weg te denken in ons dagelijks leven. Zelfs bij ledenadministratiebeheer zijn er opties waarmee contacten onderhouden kunnen worden. Leden uit uw vereniging, organisatie of onderneming kunnen mobiel inloggen om gegevens te checken, saldo op te laden etc. Houdt hierbij rekening met de compatibiliteit. Past de software zich aan op mobiel en iPad?

10. Test de demo!

Is er een demo aanwezig op de website? Test dan het programma zelf uit! Vaak kunt u binnen enkele minuten al aan de slag met de software. Door de demo te installeren krijgt u een uitgelichte mogelijkheid om het programma te testen. Bij veel websites hoeft u enkel uw gegevens invullen en je kunt aan de slag.

Heeft u zelf nog tips of ervaringen bij het kiezen van een ledenadministratiepakket? Laat dan een reactie achter!

Toekomst 2015 (bodylife jan 2015)

Software in de wolken 

2015 wordt tevens het jaar waarin clubmanagers zich afvragen hoe zij ooit met lokale software hebben kunnen werken. CD-ROM installaties, driver-problemen, crashende computers en één persoon tegelijk met software werken; het behoort vanaf 2015 voor de meerderheid van clubs tot het verleden, omdat ze hun software “in de cloud” hebben draaien. Dit betekent dat ze vanuit iedere locatie met ieder apparaat dat internet heeft – zelfs de smartphone – toegang hebben tot hun ledenadministratie en hun cijfers en roosters kunnen bekijken. Als een PC vastloopt, vervangen ze die zonder dat de data verloren kan gaan, deze staat immers veilig online opgeslagen. Omdat de software online draait, heeft men altijd de beschikking over de nieuwste versie en zijn er geen handmatige updates meer nodig. In 2015 sterft lokale software uit, lang leve de cloud! (Dit alles is standaard in VreugdOnline)

NFC
NFC of Near-Field Communication wordt de standaard technologie voor klantidentificatie, voor veel meer dan toegangscontrole alleen. Waar in 2014 nog pasjes met chips en streepjescode werden gebruikt, wordt in 2015 NFC (dezelfde technologie als in je OV-chipkaart) de absolute standaard. Omdat alle nieuwe telefoons in 2015 NFC ingebouwd hebben, kunnen klanten hun pasje thuis laten en eenvoudig met hun telefoon binnen komen. Eenmaal in de gym kan men via NFC lockers openen, zich identificeren

op fitnessapparatuur en een drankje uit de automaat aanschaffen.

(Dit alles heeft VreugdOnline)

Algemene voorwaarden

Met ingang van 1 oktober 2014 maakt Vreugd Software gebruik van de voorwaarden van Nederland ICT . Nederland ICT is dé branchevereniging van 550 IT-, telecom-, internet- en officebedrijven in Nederland. Deze algemene voorwaarden beantwoorden aan de laatste stand van zaken wat betreft wetgeving en rechtspraak op het gebied van ICT. Tevens leveren deze voorwaarden een bijdrage aan het welslagen van ICT-projecten, onder meer door een duidelijke, faire en marktconforme verdeling van verantwoordelijkheden en risico’s tussen Vreugd Software als leverancier en u als klant.

Verzekeringsmaatschappijen kiezen voor Vreugd Online

Dat Vreugd Online verreweg het beste ledenadministratie programma is, was bekend bij alle gebruikers van Vreugd Online en de overtuiging van Vreugd Software. Dat kwaliteit altijd boven komt drijven, blijkt uit het feit dat niet alleen twee grote verzekeringsmaatschappijen(Ohra en Delta loyd) Vreugd Online hebben aangeschaft. Wij zien een lange samenwerking met plezier tegemoet.

Koppelingen met verkoop en ledenbehoud programma’s

Vanaf 1 maart 2012 is het mogelijk om het verkoop- en retentiesysteem Clubplanner te koppelen aan Vreugd Online. Hiermee kunt u direct beschikken over alle belangrijke gegevens in Clubplanner

Kassasysteem van Vreugd Software officieel gecertificeerd

Vreugd Software heeft sinds 1 maart 2012 de officiële CCV verklaring. Hiermee is het kassasysteem van Vreugd Software officieel gecertificeerd. Dit houdt ondermeer in dat heel veel pinapparaten kunnen worden aangesloten op het ledenadministratiesysteem Vreugd Online.

Veel nieuwe mogelijkheden in de nieuwste Vreugd Online versie

Achter de schermen zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd in Vreugd Online, waardoor de software weer helemaal toegerust is op de laatste ontwikkelingen in het betalingsverkeer. Zo is er nu een koppeling mogelijk met een pinapparaat. Ook is natuurlijk de SEPA geregeld. Met de software van Vreugd kunnen alle oude rekeningnummers in 1 keer omgezet worden naar de nieuwe IBAN rekeningnummers. Bovendien is er ook nog een koppeling met het programma Clubplanner, een programma voor verkoop en retentie.

SEPA werkt nu in Nederland, België en Duitsland

Alle bedrijven die met Vreugd Online werken, kunnen nu incasseren via SEPA. Er waren eerst nog wat kleine aanloop problemen, vooral bij de Rabobank, maar die zijn opgelost. Het aanmaken van de SEPA-opdracht gaat bijna op dezelfde manier als het incasseren via de Clieop. Het enige verschil is nu dat er een verschil is tussen personen die voor de eerste keer (First) worden geïncasseerd en personen waarbij het incasseren via SEPA al een keer goed is gegaan (Recurrend). In noodgevallen kan men deze status zelf handmatig wijzigen.